Polityka prywatności

1) Zakres danych i źródła

• Rezerwacja studia i umawianie spotkań (Google Calendar): imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i treść notatki, wybrany termin spotkania lub nagrania.
• Formularz dla klubów sportowych (loopwise.pl/klub) i umawianie rozmowy (Cal.com): imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa klubu i miasto, odpowiedzi na pytania o klub (liczba uczestników, Twoja rola, wynik ostatniego naboru, budżet reklamowy, system zapisów), wybrany termin rozmowy; dane techniczne kampanii (źródło wejścia, parametry UTM, wersja strony).
• Lista mailowa (newsletter): adres e-mail oraz informacja, z jakiego powodu nie zakwalifikowaliśmy klubu do rozmowy (np. mniej niż 400 uczestników albo brak budżetu reklamowego); data i godzina zapisu.
• Formularz kontaktowy (strona agencji): imię, adres e-mail, numer telefonu, rodzaj projektu, treść wiadomości; metadane (data i godzina wysłania, adres IP, identyfikatory przeglądarki — w zakresie niezbędnym dla bezpieczeństwa i diagnostyki).
• Kontakt e-mail/telefoniczny: dane podane w korespondencji lub rozmowie (imię, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości).
• Analityka i reklama (cookies/piksele): identyfikatory urządzeń i przeglądarki, zdarzenia na stronie, identyfikatory reklamowe (Google Analytics 4, Meta Pixel).
• Media społecznościowe: dane dostępne w ramach interakcji z naszymi profilami (zgodnie z ustawieniami serwisu).
• Miniatury filmów z YouTube: w sekcji realizacji na stronie głównej przeglądarka pobiera obrazki miniatur z serwerów Google (img.youtube.com); Google może otrzymać adres IP i dane techniczne przeglądarki. Film w tle strony głównej i strony studia jest hostowany na naszym serwerze, bez udziału YouTube.

Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do: umówienia spotkania lub rezerwacji studia, umówienia rozmowy o naborze, zapisu na listę mailową oraz do odpowiedzi na Twoją wiadomość.

2) Cele i podstawy prawne

• Wysyłka newslettera i materiałów o naborze — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda zaznaczona przy zapisie; zgoda obejmuje też otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną). Zgodę wycofasz w każdej chwili linkiem w mailu albo pisząc do nas.
• Obsługa rezerwacji, zapytań i przygotowanie oferty — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie przed zawarciem umowy) lub lit. f RODO (uzasadniony interes: udzielenie odpowiedzi, prowadzenie korespondencji i obrona przed roszczeniami).
• Reklama online, pomiar i analityka (Meta Pixel, Google Analytics 4) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona poprzez baner cookies dla kategorii analitycznych, reklamowych i funkcjonalnych).
• Bezpieczeństwo serwisu, statystyki niewymagające zgód, dochodzenie/obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Obowiązki prawne (np. archiwizacja korespondencji biznesowej, rozliczalność zgód) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Prawo sprzeciwu: w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania do tych celów) — w takim wypadku przestaniemy to robić.

3) Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

• Hosting i utrzymanie serwisu: dostawca hostingu oraz dostawcy usług IT.
• Rezerwacje i kalendarz: Google Ireland Ltd. (Google Calendar — rezerwacja studia i umawianie spotkań). Rezerwacja odbywa się na stronie dostawcy, zgodnie z jego polityką prywatności.
• Umawianie rozmów z klubami: Cal.com, Inc. (kalendarz Cal.com osadzony na stronie loopwise.pl/klub); otrzymuje dane z formularza i wybrany termin, wysyła potwierdzenia i przypomnienia (e-mail, SMS).
• Formularz kontaktowy i lista mailowa: dostawca usługi wysyłki e-maili (Resend), który przekazuje treść formularza na naszą skrzynkę, przechowuje listę adresów zapisanych na newsletter i wysyła do nich wiadomości.
• Filmy na stronie dla klubów: Wistia, Inc. (odtwarzacz wideo; otrzymuje adres IP i dane techniczne przeglądarki, gdy odtwarzacz się wczytuje).
• Analityka i reklama: Google Analytics 4 i Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.), Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.).
• Miniatury filmów: Google Ireland Ltd. (obrazki z img.youtube.com).
• Obsługa e-mail/komunikacja: dostawca poczty elektronicznej.
• CRM: bezpieczny system CRM wykorzystywany do obsługi zapytań i leadów.
• Doradcy i podmioty uprawnione: biuro rachunkowe/kancelaria (jeśli potrzebne) oraz organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy.

Aktualizujemy listę odbiorców wraz ze zmianami narzędzi. Dane przekazujemy wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO), gdy podmiot działa jako procesor.

4) Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dążymy do przetwarzania w EOG. Korzystając z narzędzi globalnych dostawców (np. Google, Meta, Resend, Cal.com, Wistia), może dojść do transferów poza EOG. W takich wypadkach stosowane są odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO (m.in. standardowe klauzule umowne) oraz dodatkowe środki techniczne i organizacyjne. Szczegóły znajdziesz w politykach tych dostawców i w ustawieniach banera cookie.

5) Okresy przechowywania

• Zapytania/korespondencja: do 12 miesięcy od zakończenia sprawy (lub dłużej, jeśli to konieczne do obrony/dochodzenia roszczeń — do upływu terminów przedawnienia).
• Dane rezerwacji i spotkań: przez czas potrzebny do obsługi rezerwacji i rozliczenia usługi, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Lista mailowa: do czasu wypisania się lub wycofania zgody; potem sam adres e-mail na liście wypisanych, żeby nie wysłać ponownie.
• Dane marketingowe: do czasu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu; dzienniki zgód przechowujemy na potrzeby rozliczalności.
• Dane rozliczeniowe/archiwalne: zgodnie z przepisami (zwykle do 5 lat).
• Cookies/identyfikatory reklamowe: zgodnie z czasem życia ustawionym w narzędziach i przez Ciebie w preferencjach cookies.

6) Prawa osób

Masz prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym wobec marketingu bezpośredniego), a także wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania). Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Wnioski realizujemy mailowo: karolraczy@loopwise.pl.

7) Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne. Nie prowadzimy profilowania marketingowego leadów (brak scoringu/segmentacji po zachowaniach). W ramach narzędzi reklamowych możemy tworzyć grupy odbiorców oparte o zgodę (np. listy niestandardowych odbiorców i Lookalike w Meta) — szczegóły poniżej.

8) Marketing i grupy podobnych odbiorców (Meta LAL)

Jeśli wyrazisz zgodę na cookies reklamowe, możemy używać narzędzi reklamowych (Meta Pixel) do pomiaru skuteczności reklam i budowy grup odbiorców; adres e-mail może zostać zaszyfrowany (hash) i wykorzystany do tworzenia Custom/Lookalike Audiences — tylko po Twojej dodatkowej zgodzie i zgodnie z zasadami dostawcy. Zawsze możesz cofnąć zgodę lub zmienić preferencje cookies.

9) Bezpieczeństwo

Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, m.in. TLS/HTTPS, kontrolę i ograniczanie dostępu, hasła przechowywane w menedżerach haseł, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, kopie zapasowe, rejestrowanie operacji, zasadę minimalizacji oraz regularne aktualizacje systemów i wtyczek. Z podmiotami przetwarzającymi zawieramy umowy powierzenia.

10) Zmiany Polityki

Treść może ulegać zmianom (np. nowe funkcje, dostawcy lub przepisy). Zawsze publikujemy aktualną wersję z datą obowiązywania.